Privacidad y tratamiento de datos personales

1. Alcance y roles

Jorge Alonso Cotera Guerra, identificado con NIT 78.299.851-9, actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que decide recolectar directamente para crear y administrar cuentas, prestar soporte, gestionar seguridad, facturación, relaciones comerciales y cumplimiento legal.

Cuando una institución utiliza Wayra para cargar y procesar datos de sus evaluados, docentes u otros integrantes para finalidades definidas por esa institución, Wayra actúa, en principio, como Encargado del Tratamiento por cuenta de la institución, sin perjuicio de los casos en que deba tratar determinados datos como Responsable para finalidades propias legítimas y transparentes, tales como seguridad de la plataforma, soporte o cumplimiento legal.

2. Datos tratados

Según el uso del servicio, Wayra puede tratar datos de identificación y contacto; información de cuenta y autenticación; datos institucionales; registros de actividad, seguridad y auditoría; información comercial y de facturación; solicitudes de soporte; y datos incorporados por las instituciones para gestionar evaluaciones, evaluados, respuestas y resultados.

Wayra no solicita datos sensibles que no sean necesarios para la finalidad del servicio. Si una institución decide tratar categorías especiales de datos mediante la plataforma, deberá verificar previamente su habilitación jurídica y aplicar las garantías reforzadas correspondientes.

3. Finalidades

• Crear, autenticar y administrar cuentas y permisos.
• Prestar las funciones contratadas de Wayra y mantener su continuidad técnica.
• Procesar evaluaciones y registros conforme a las instrucciones del usuario o institución autorizada.
• Atender soporte, solicitudes, consultas y reclamos.
• Gestionar seguridad, prevención de abuso, trazabilidad, auditoría y respaldos.
• Gestionar planes, pagos, facturación y obligaciones administrativas cuando esas funciones estén habilitadas.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
• Mejorar el servicio mediante información técnica o estadística, procurando utilizar datos agregados o desidentificados cuando la finalidad no requiera identificación personal.

4. Niños, niñas y adolescentes

Los datos de niños, niñas y adolescentes reciben protección reforzada. Las instituciones que los incorporen a Wayra deben garantizar que el tratamiento responda al interés superior del menor, respete sus derechos fundamentales y cuente con la autorización o habilitación exigible, incluyendo la intervención del representante legal cuando corresponda y el derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez.

Wayra no presume que una cuenta de docente o institución sustituya las obligaciones legales de la institución frente a los titulares y sus representantes.

5. Derechos de los titulares

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando proceda; conocer el uso dado a su información; presentar consultas o reclamos; solicitar supresión o revocatoria cuando legalmente corresponda; acceder gratuitamente a sus datos; y presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite aplicable ante el Responsable o Encargado.

6. Consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con datos personales pueden enviarse a xemaya@gmail.com, indicando nombre, identificación, datos de contacto, descripción de la solicitud y los soportes necesarios para acreditar identidad o representación.

Las consultas se atenderán dentro del término legal máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable hasta por cinco (5) días hábiles adicionales cuando sea necesario informar la demora. Los reclamos se atenderán dentro de quince (15) días hábiles, con la prórroga legal de hasta ocho (8) días hábiles adicionales cuando corresponda.

7. Proveedores y circulación de información

Wayra puede utilizar proveedores de infraestructura, alojamiento, correo, pagos u otros servicios tecnológicos necesarios para su operación. El acceso de estos proveedores se limitará a lo necesario para la función contratada y deberá sujetarse a obligaciones de seguridad, confidencialidad y tratamiento compatibles con la normativa aplicable.

Si existen transmisiones o transferencias internacionales de datos, se utilizarán los mecanismos jurídicos permitidos por la legislación colombiana.

8. Seguridad y conservación

Wayra aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, incluyendo controles de acceso, registros de auditoría, mecanismos de respaldo y medidas de seguridad de sesión. Ningún sistema puede garantizar riesgo cero.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales, atender controversias y aplicar las políticas de conservación y respaldo vigentes. Cuando proceda la supresión, se aplicará de manera compatible con copias de seguridad, obligaciones legales y requisitos de integridad de auditoría.

9. Cambios a esta política

Los cambios sustanciales se publicarán en Wayra indicando la nueva versión y fecha de vigencia. Cuando la ley exija una nueva autorización, se solicitará antes de aplicar el nuevo tratamiento.